4 munkamódszer, amelyekkel megelőzheted a fáradtságot és a stresszt

Az első munkamódszer:

Tegyél el az asztalodról minden iratot, amely nem a megoldandó feladattal kapcsolatos!

Roland L. Williams, a Chicago and Northwestern Railway elnöke egyszer azt mondta:

„Az az ember, akinek az asztalán különböző ügyek iratai tornyosulnak, könnyebben és pontosabban dolgozna, ha elrakna az asztaláról mindent, ami nem az éppen megoldandó üggyel kapcsolatos. Én ezt jó háziasszonyságnak nevezem, és ez az első számú lépés a hatékonyság útján.”

Ha felkeresed Washington D.C-ben a Kongresszus könyvtárát, láthatod, hogy a mennyezetre öt szót festettek – Pope szavait:

„Rend a Menny legfőbb szabálya.”

A rend kellene hogy legyen az üzleti élet legfőbb szabálya is. De így van-e?

Nem. Az átlag íróasztalon olyan papírok tornyosulnak, amelyekbe vagy egy hete nem nézett bele senki. Egy New Orleans-i újság kiadója egyszer mesélte Dale Carnegie-nek, hogy a titkárnője rendet rakott egy íróasztalon, és megtalált egy írógépet, amit két éve kerestek!

Dale Carnegie Mesterkurzusok

Egy megválaszolatlan postával, jelentésekkel és feljegyzésekkel tele asztal képe önmagában is zavart, feszültséget és szorongást szül.

Sőt ennél is rosszabb.

Állandóan emlékeztet, hogy „millió dolgot kell elvégeznem, és nincs időm rá”, és ez nemcsak feszültséget és fáradtságot okoz, hanem magas vérnyomást, szívbetegséget és gyomorfekélyt.

Dr. John H. Stokes, a Pennsylvania Egyetem Orvostovábbképző Intézetének professzora az Amerikai Orvosok Egyesületének Országos Gyűlése előtt olvasott fel egy értekezést – címe: „A szervi bajok komplikációja, a funkcionális neurózis”.

Az értekezésben Dr. Stokes tizenegy jelenséget sorolt föl: „Mire figyeljünk föl a beteg lelkiállapotában” címmel. Az első tétel:

A kényszer vagy kötelesség érzése; mindazon dolgok végeérhetetlen sora, amelyeket muszáj elvégezni.

Az az egyszerű megoldás, hogy mindent elraksz az asztalodról, és elintézed a dolgokat, hogyan segít elkerülni ezt a nyomást, a kényszer érzését, a mindazon dolgok „végeérhetetlen sorát, amelyeket muszáj elvégezni”?

Dr. William L. Sadler, a híres pszichiáter mesélt egy betegről, aki ezzel a fortéllyal elkerülte az idegösszeomlást.

Egy nagy chicagói vállalat menedzsere volt. Mikor felkereste Dr. Sadler rendelőjét, feszült volt, ideges és szorongó. Tudta, hogy az összeomlás felé halad, de nem hagyhatta abba a munkát.

Segítségre volt szüksége.

„Míg ez az ember mesélt, megszólalt a telefonom – mondta Dr. Sadler.

– A kórházból hívtak; nem ráztam le őket, hanem azonnal elintéztem az ügyet. Amennyiben lehetséges, igyekszem mindent azonnal elintézni. Alig tettem le a kagylót, máris újból csöngött a telefon. Megint egy sürgős ügy, amelyet megbeszéltem, nem sajnáltam rá az időt.

Harmadszor egy kollégám zavart meg, bejött a rendelőmbe, hogy tanácsot kérjen egy nagybeteg pácienssel kapcsolatban.
Mikor vele is végeztem, páciensemhez fordultam, és elnézését kértem, hogy megvárakoztattam. De ő közben felvidult.

Egészen megváltozott az arckifejezése.

»Ne kérjen bocsánatot, doktor – mondta a páciens. – Az elmúlt tíz percben rájöttem, mi a baj velem. Visszamegyek az irodámba, és megváltoztatom a szokásaimat… De mielőtt elmegyek, belenézhetnék a fiókjába?«”

Dr. Sadler kinyitotta a fiókjait. Mind üres volt – csak apróságok voltak bennük. „Mondja – kérdezte a beteg -, hol tartja az elintézetlen ügyeit?”

„Elintézem őket!” – felelte Sadler. „És a megválaszolatlan leveleit?”

„Megválaszolom őket! Az a szabályom, hogy nem teszek le addig egy levelet, míg nem feleltem rá. Azonnal lediktálom a választ a titkárnőmnek.”

Hat héttel később ez a menedzser meghívta Dr. Sadlert az irodájába. Nemcsak ő változott meg, hanem az íróasztala is.

Kihúzta a fiókokat és megmutatta, hogy nem dugta el az elintézetlen ügyeket. „Hat héttel ezelőtt – mondta az orvosnak – három íróasztalom volt két különböző irodában, és ki sem látszottam a munkából. Soha nem készültem el.

Miután önnel beszéltem, visszajöttem és kitakarítottam egy nagy halom régi jelentést és papírt. Most egy íróasztalnál dolgozom, elintézem az ügyeket, amint felmerülnek, és nem idegesít, nem tesz feszültté egy hegynyi elintézetlen feladat.

De a legmeglepőbb az, hogy teljesen rendbe jöttem. Az egészségem kiváló!”

Charles Evans Hughes, az Egyesült Államok Legfelsőbb Bíróságának bírája azt mondta: „Az emberek nem a túl sok munkába halnak bele. Amibe belehalnak, az a pocsékolás és az idegesség.”

Igen, az energiájuk pocsékolásába – és az idegességbe, hogy soha nem képesek elkészülni a munkájukkal.

A második munkamódszer:

Fontossági sorrendben intézd el az ügyeket!

Henry L. Doherty, a Cities Service Company megalapítója kijelentette, hogy akármennyit fizet is alkalmazottainak, van két tulajdonság, amelyeket szinte lehetetlen megfizetni.

E két megfizethetetlen tulajdonság: először, a gondolkodás képessége. Másodszor, az a képesség, hogy valaki a fontosságuk sorrendjében intézze az ügyeket.

Charles Luckman, aki a semmiből indult, és tizenkét év alatt a Pepsodent Vállalat elnöke lett, százezer dollár fizetést kapott egy évben, és keresett mellé még egymilliót – ő volt az, aki saját bevallása szerint sikerét a Doherty által szinte hiába keresett két tulajdonság kifejlesztésének köszönhette.

„Amióta az eszemet tudom, mindig hajnali öt órakor keltem, mert ekkor tudok a legjobban gondolkozni, és megtervezem a napom, hogy fontosságuk sorrendjében intézzem az ügyeket.”

Frank Bettger, Amerika egyik legsikeresebb biztosítási ügynöke nem vár hajnali ötig, hogy megtervezze a napját. Ő az előző este tervez – kitűzi maga elé a célt -, ennyi és ennyi biztosítási kötvényt fog másnap eladni. Ha nem sikerül, a maradékot hozzáadja a másnapi adagjához – és így tovább.

Tapasztalat alapján az ember nem mindig képes fontossági sorrendben intézni az ügyeit, de azzal is tisztában kell lennünk, hogy jobb valamilyen tervet csinálni, mint rögtönözni egész nap.

Ha George Bernard Shaw nem tartja meg szigorúan a saját maga felállította fontossági sorrendet, akkor megbukik, mint író, és egész életében bankpénztáros marad.

Terve szerint mindennap öt oldalt kellett írnia. Ez a terv késztette arra, hogy kilenc boldogtalan éven át mindennap megírjon öt oldalt, noha e kilenc évben összesen harminc dollárt keresett írással – azaz naponta egy pennyt.

Még Robinson Crusoe is napirendet csinált, hogy mit végez el a nap minden órájában.

A harmadik munkamódszer:

Ha felmerül egy probléma, oldd meg azonnal, ha rendelkezésedre áll minden tény, ami a döntéshozatalhoz kell. Ne halogasd a döntéseket!

Egy hajdani Dale Carnegie hallgató, H. P. Howell azt mesélte, hogy mikor a U.S. Steel igazgatótanácsának tagja volt, az üléseik rendkívül hosszadalmasak voltak -sok mindent megbeszéltek, de kevés döntést hoztak.

Ennek eredményeképp az igazgatótanács minden tagjának egy csomó jelentést kellett hazacipelnie és tanulmányoznia.

Végül Howell úrnak sikerült meggyőznie a többieket, hogy egyszerre csak egy üggyel foglalkozzanak, és döntsenek is róla.

Semmi időhúzás – semmi halogatás. A döntés néha az volt, hogy további tényekre van szükség; néha az, hogy tesznek valamit, néha az, hogy nem tesznek semmit.

De minden kérdésben döntöttek, mielőtt továbbmentek a következőre. Meglepő és üdvös hatása volt ennek Howell úr szerint: az elintézendő ügyek hátraléka eltűnt.

Senkinek sem kellett jelentéseket hazacipelnie. Senkit sem idegesítettek a megoldatlan gondok.

Jó szabály, nemcsak az U. S. Steel igazgatótanácsa számára, hanem nekünk is.

A negyedik munkamódszer:

Tanulj meg szervezni, megosztani a feladatot és ellenőrizni!

Sok üzletember hajszolja magát idő előtt sírba, mert nem tanulta meg megosztani a felelősséget, hanem mindent maga akar csinálni.

Mi az eredménye: belefulladnak a részletekbe és a zűrzavarba.

Hajtja őket a türelmetlenség, idegesség, szorongás és feszültség. Nehéz megtanulni megosztani a felelősséget. Tudjuk.

Azt is tudjuk tapasztalatból, milyen csapást jelent, ha nem megfelelő emberek kezébe adunk hatalmat. De akármilyen nehéz megosztani a hatalmat, a menedzsereknek meg kell tanulniuk, ha el akarják kerülni a szorongást, a feszültséget és a fáradtságot.

Azok, akik nagy üzleti vállalkozásokat építenek föl, de nem tanulnak meg szervezni, megosztani a feladatot és ellenőrizni, rendszerint ötvenes-hatvanas éveikben halnak meg szívrohamban – amelyet a feszültség és a szorongás okozott.

Dale Carnegie 1912-ben tanított először hatásos beszédre üzletembereket. A tréningek oly annyira hatásosak voltak, hogy Dale Carnegie hamarosan Amerika vezető üzletembereit, politikusait és cégeit támogatta céljaik elérésében, azáltal, hogy őket kommunikációs, vezetési és kapcsolatmenedzsment területén képezte.

Jelenleg világszerte 90 országban van jelen a Dale Carnegie, 10 millió végzett hallgatóval a hátunk mögött.

Ezek a cikkeink is érdekelhetnek:

By | 2019-05-05T10:17:05+00:00 május 5th, 2019|Blog| 4 munkamódszer, amelyekkel megelőzheted a fáradtságot és a stresszt bejegyzéshez a hozzászólások lehetősége kikapcsolva